Reconociendo a: Oficina de Partes, los mensajeros de nuestra institución

Por su trabajo están encargados de revisar la gran mayoría de la documentación que ingresa y se emite desde nuestro hospital. Los cuatro funcionarios, dentro de otras labores, reciben, registran, tramitan, distribuyen y guardan todos los archivos.

Cuatro personas son las encargadas de recibir, revisar, registrar, timbrar, darle número de folio, clasificar, tramitar, escanear, distribuir y archivar toda la correspondencia y documentos que ingresan y salen del Hospital Clínico San Borja Arriarán (HCSBA). Se trata de Verónica Morales, Alejandra Palma, Berta Carrasco y Sebastián Sanhueza, quienes integran el equipo de Oficina de Partes.

A través de su labor, revisan letra a letra cada uno de los archivos y se aseguran que se manejen de forma organizada, confidencial y eficiente, garantizando así que lleguen a sus destino -ya sea dentro o fuera de la institución- en los plazos correctos. Para lograrlo, deben vincularse con la gran mayoría de los servicios, departamentos y unidades del HCSBA, ya que pueden recibir papeles de áreas como Agenda Médica, Transparencia o Dirección, pero también trabajan con muestras de Anatomía Patológica, convenios con centros formadores, boletas, facturas, licitaciones, contratos, correspondencias, calificaciones, entre otros.

Sumado a esto, revisan el material de instituciones externas que se reciben o envían a, por ejemplo, Contraloría, Ministerio de Salud, Fiscalía, Fonasa, Servicio de Salud Metropolitano Central, hospitales, entre otras.

El día a día

Verónica Morales, encargada de la Oficina de Partes del HCSBA, explicó que «nosotros trabajamos con toda la información personal de los funcionarios y tenemos la documentación», de permisos administrativos, licencias y feriados legales. La labor de este equipo es mantener el registro y archivo de ellos, ya que la entrega se debe realizar desde el área de recursos humanos.

Una vez que recepcionan algún documento, comienzan un proceso interno. Por ejemplo, el área de recursos humanos recibe las solicitudes de feriados legales o permisos administrativos de los funcionarios. Con aquella información generan una resolución exenta que llega al equipo de Oficina de Partes. «Viene con la firma del director y nosotros firmamos como ministro de fe. Le asignamos un número de folio (para darle seguimiento) y la fecha. Después lo distribuimos donde ellos decidan, por ejemplo: a Remuneraciones, Gestión de las Personas, Dirección, etc.», señaló Verónica Morales.

También, trabajan de forma coordinada junto al Departamento de Asesoría Jurídica en el tema de los sumarios, debido a que están encargados de ver los documentos, asignarles un número, fecharlos y notificar al fiscal, para luego distribuir la información a los lugares que correspondan. «Alejandra y Berta tienen que revisar todo lo habido y por haber, después le ponen fecha y timbre. Le damos número y salimos a notificar», señaló Verónica Morales.

Si bien hay procesos que se han ido digitalizando, varios se siguen haciendo a través de papel. «Vamos todos los días al Servicio de Salud Metropolitano Central (SSMC). Tenemos que recoger toda la información que ellos nos envían y nosotros la trabajamos y distribuimos. Sebastián es la persona que hace todo el trámite afuera y dentro del hospital», mencionó Verónica Morales. Ante esto, Sebastián Sanhueza, administrativo de Oficina de Partes, aseguró que «todas las mañana salgo al SSMC después de las 9:00 horas. En lo interno, realizo las entregas en las tardes, después de las 15:00 horas».

El día a día es variado, ya que depende de la contingencia, pero suelen comenzar la jornada preparando el material que se usará y distribuirá. Alejandra Palma está encargada de los oficios y ordinarios, mientras que Berta Carrasco despacha la correspondencia y las resoluciones exentas.

Alejandra Palma, administrativa de la unidad, aseguró que «llegamos a las 8:00 horas. Primero preparamos la documentación que Sebastián lleva al SSMC (Berta está encargada de eso). Si sale algún correo, Sebastián va a Correos de Chile también y eso lo preparo yo. En las mañanas, generalmente, también recibimos papeles de Bienestar o si hay alguna urgencia desde Dirección».

La importancia del trabajo en equipo

Para lograrlo, el trabajo en equipo es fundamental. «Mientras alguien está preparando documentos, los otros atienden, reciben material, sacan nóminas, ingresan documentos o escanean», aseguró Alejandra.

Gracias a este equipo, se logra dar un orden administrativo. «Recibimos todo tipo de material, externo e interno, y llevamos un control en el tema del papeleo administrativo. Si no existiera esta unidad sería un poco más complejo el registro, distribución y el manejar toda esta información», explicó Berta Carrasco, administrativa de Oficina de Partes.

«Con este equipo me siento súper feliz, porque trabajan bien, son muy responsables y tienen buena atención», aseguró Verónica Morales. Dentro de los desafíos que mantiene la unidad, se encuentra el poder digitalizar toda la documentación que transita por la oficina. Se trata de una labor que ya comenzaron a hacer con los ordinarios, pero que esperan extender a todo el material que se recepciona.