HCSBA implementa Oficina de Consignaciones para mejorar procesos 

Esta área busca impactar en la gestión y en la calidad de atención que brindamos a nuestros pacientes, al ordenar un proceso crítico, elevar el estándar institucional, fortalecer la coordinación interdepartamental, mejorar la calidad de la información y reducir riesgos operativos, administrativos y financieros. 

El Departamento de Bodegas Centralizadas del Hospital Clínico San Borja Arriarán (HCSBA) puso en marcha la Oficina de Consignaciones. Se trata de una nueva unidad que comenzó a funcionar en marzo a cargo de David Vicencio, cuyo rol es centralizar la administración, fortalecer el respaldo documental, ordenar la relación con proveedores, mejorar la trazabilidad de los insumos consignados desde su origen hasta su utilización y contribuir a una gestión más oportuna y segura para la institución.

Cabe mencionar que los insumos consignados corresponden a «aquellos que el proveedor nos entrega para poder utilizar, y, si no se usan, se devuelven», explicó David. En este sentido, ha trabajado directamente con el personal de Pabellón, Patología Mamaria, Urología, Cardiocirugía, Hemodinamia, entre otras áreas, para reordenar las labores. «Si bien como Bodega nos relacionábamos con ellos en la consignación y teníamos las documentaciones, ahora establecimos nuevas gestiones para agilizar los temas de trazabilidad y que la información sea la más fidedigna posible para que llegue a Abastecimiento».

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Desde que comenzó a funcionar esta nueva unidad, David se ha dedicado a ser el referente interdepartamental entre los proveedores, el Depto. de Abastecimiento y los servicios clínicos. De esta forma, está encargado de revisar, entre otras tareas, si la información es correcta, si los pacientes se operaron o si la documentación fue realizada. «También soy el nexo entre todos estos departamentos y mi propia área, que es la de Bodegas Centralizadas, que se encarga de la regularización después de estos insumos», explicó.

Dentro de los avances que ha tenido esta implementación, se encuentra, por ejemplo, un ordenamiento trazable con respecto a los pacientes que fueron operados, es decir, «su nombre, qué tipo de cirugía fue y de cuál proveedor era el insumo. Toda esa información es necesaria para poder ir haciendo la conciliación», señaló David. Sumado a esto, ha disminuido el reclamo de facturas por no tener los respaldos para después hacer las regularizaciones.

Con su creación, esta área ha buscado impactar positivamente en la gestión institucional y en la calidad de atención que brindamos a nuestros pacientes, al ordenar un proceso crítico, elevar el estándar institucional, fortalecer la coordinación interdepartamental, mejorar la calidad de la información y reducir riesgos operativos, administrativos y financieros.

«Otro aspecto es que hemos generado estrategias de trabajo, tanto con los servicios clínicos como también con los proveedores, para generar que la conciliación sea lo más rápida y eficiente posible, que es a lo que queremos apuntar como Oficina de Consignación».

Sobre la relevancia de haberla creado, David aseguró que ha sido importante «tener un referente interdepartamental que permita que se centralice la información y que no esté fragmentada. Tener un sólo actor y los documentos unificados, permite que podamos acceder y dar respuesta de manera más eficiente a ciertos requerimientos».