Reconociendo a: Bodegas Centralizadas, el equipo a cargo de la logística de productos e insumos

A través de 30 personas, esta área está encargada de coordinar y realizar labores de control de los fármacos, dispositivos médicos y productos transversales, junto con gestionar los recursos de la manera más eficiente. Su trabajo se traduce en un beneficio que va para la comunidad usuaria y también funcionaria.

Tras la creación de la Subdirección de Servicios de Apoyo en 2025, también se restructuraron algunos equipos en el Hospital Clínico San Borja Arriarán (HCSBA). Uno de ellos fue el Departamento de Bodegas Centralizadas, el cual actualmente tiene a cargo tres bodegas: Insumos Clínicos, General y Fármacos, además de unidades de control y gestión. Si bien estas labores ya se realizaban, dependían de diferentes áreas, por lo que esta reforma las agrupó bajo una misma jefatura con el objetivo de concentrar la logística de los productos.

Está compuesto por más de 30 personas, y su misión es coordinar y realizar labores de control de los fármacos, dispositivos médicos y productos transversales, junto con gestionar los recursos de la manera más eficiente. «Mi rol es liderar el equipo, generando las estrategias de optimización y logística de almacenamiento y distribución», señaló Nicolás Soto, químico farmacéutico y jefe del Departamento de Bodegas Centralizadas.

¿Cómo trabajan?

Las labores están divididas en cinco unidades. Juan Eduardo Escobar es el coordinador de las Bodegas Generales y su misión es disponer a la comunidad de elementos como papel higiénico, toallas, jabones, antisépticos, resmas de hojas, lápices, entre otros. «El funcionamiento de las tres bodegas es más o menos parecido, la diferencia son los productos. Los nuestros no son clínicos, pero si no están, el hospital no funciona», señaló. En el día a día, Juan Eduardo y su equipo «reciben, verifican y responden preguntas», según explicó.

Claudio Olivares está a cargo de la Bodega de Fármacos. Debe vincularse con funcionarios y proveedores, junto con trabajar en el recibimiento y despacho de medicamentos. «Los recibo y distribuyo a las distintas farmacias: Infectología Adulto, Oncológica, Ambulatoria y también a SEDILE. Es un trabajo diario, porque mis clientes internos son las farmacias y los externos son todos los pacientes que tienen necesidades y esperan por ese remedio», mencionó.

En tanto, Christopher Hormazábal se encarga de la Bodega de Insumos Clínicos y Dispositivos Médicos, y debe velar para que los implementos estén disponibles de forma oportuna para los pacientes. «Conlleva una labor interdepartamental entre quienes participan en la cadena: las áreas clínicas, Abastecimiento y unidades de control de gestión, que trabajan en una sinergia y de forma eficiente”, señaló. Cuenta con un equipo de recepción y otro de despacho, quienes de manera coordinada reciben los requerimientos y se aseguran de que llegue lo solicitado.

«Juan, Claudio y Christopher tienen el control operativo. Lo que ellos hacen es orquestar la estrategia superior para llegar oportunamente al paciente, que es para lo que estamos acá. Ellos coordinan que la recepción de los productos se haga bien, que el almacenamiento se mantenga de forma correcta y que el despacho sea pronto», explicó Nicolás Soto.

También tienen áreas de control y revisión. Una de ellas es la que dirige Luz Cuevas, coordinadora de Análisis de Documentos Tributarios Electrónicos, que debe cautelar los recursos del hospital, haciendo un contraste de lo ejecutado versus el pago. «Mi rol es revisar que lo que factura el proveedor es lo que tiene que llegar al hospital. Nosotros trabajamos con una planilla que me indica qué es lo que facturó cada uno. En base a eso, voy verificando y haciendo una especie de contraloría. Ahí ocupa un rol muy importante cada coordinador de bodega, porque yo acudo a ellos para confirmar que esa mercadería llegue en los plazos estipulados», señaló Luz.

Para lograrlo, tiene una metodología de trabajo, ya que “legalmente son ocho días, pero yo trabajo la factura desde el primero, porque le doy cumplimiento hasta el día siete. En ese proceso, acudo al proveedor para ver si esa mercadería va a llegar, porque de lo contrario, empiezo a reclamar la factura. ¿Por qué? Si pasa de los ocho días, el hospital tiene la obligación de pagarlo, independiente que hayan llegado o no los productos», añadió Luz.

Anualmente, deben administrar entre 50 mil o 60 mil millones de pesos. Debido a esto, se requiere una revisión precisa. “El trabajo que hace Luz es el de revisar que despachen correctamente lo que necesitamos como hospital, por lo tanto, es el control del buen uso de los recursos financieros» explicó Nicolás.

En tanto, el área de Aseguramiento de la Calidad, está a cargo de Rodrigo Henríquez. Su labor es establecer la estandarización de procesos para el departamento. Su trabajo se ha basado en «realizar el procedimiento operativo para poder asegurar la replicabilidad de las acciones que se tienen que hacer, tanto en recepción como en despacho. Como unidad lo vemos en el sentido de que se hagan las cosas por el camino correcto, siguiendo protocolos y cumpliendo la normativa», señaló Rodrigo.

Ante esto, Nicolás añadió que “administrar esta cantidad de recursos tiene aspectos técnicos involucrados, que son normativas que rigen el almacenamiento y distribución de productos farmacéuticos y dispositivos médicos. Se exige, para poder responder a eso, un área de aseguramiento de la calidad, y de ahí nace la iniciativa de esta unidad. Luz y Rodrigo son la bajada operativa de la gestión logística».

La importancia del equipo

Pero para que los procesos descritos funcionen, es importante la colaboración de todos. «Somos un complemento, ninguno puede trabajar sin en el otro», explicó Luz. A esto, Claudio añadió que «es un engranaje y está todo relacionado. Parte con nosotros en las bodegas y termina en el trabajo de Luz. En tanto, Rodrigo tiene que apoyar para mejorar cada día los procesos. Esto es como la columna vertebral, pero también tenemos un amplio equipo tras nosotros, que hace un trabajo que también es bien sacrificado».

Sumado a esto, la creación de este departamento ha traído beneficios. «Tenemos como centro el cuidado de los recursos públicos. Finalmente, es uno de los ejes a nivel de Estado, por lo tanto, en términos de beneficios, ha traído muchos réditos positivos», explicó Christopher.

Ante esto, Nicolás añadió que “con esta diferenciación tenemos etapas más segmentadas. Uno podría pensar que es más burocracia, pero hemos identificado que ha sido mucho más control, en el sentido de que Abastecimiento hace su trabajo de gestión de compra con los proveedores. Después lo recibimos y somos auditores de un trabajo que se hace en una etapa anterior. Además, somos colaboradores en la etapa siguiente, que es la gestión de pago, pero no somos parte de Finanzas. Por lo tanto, somos tres equipos auditando y gestionando el abastecimiento del hospital”.

Si bien no se vinculan directamente con los pacientes, cumplen un rol fundamental, ya que «somos el primer filtro frente a prevenir un problema. Somos parte de una cadena, pero aquí es donde tenemos el mayor control sobre los productos. Eso al final se traduce directamente en un beneficio hacia nuestros usuarios», señaló Rodrigo. Lo mismo asegura Juan Eduardo, quien comentó que “todas las bodegas funcionan con el mismo sistema y la misma finalidad: que todo fluya y los pacientes queden contentos».

El poner el foco en el usuario también es algo que ha sido impulsado desde la misma jefatura. “Creo que ejerce un rol importante de liderazgo con nosotros. En lo personal, veía todo lo que era tributario y mi contacto directo era con el proveedor. El paciente estaba más lejos de mí, pero hoy lo tengo instruido, porque creo que Nicolás ha creado eso en cada uno de nosotros. Yo tengo un propósito y es el paciente. Si no hago la gestión, el usuario se ve perjudicado”.

Dentro de los desafíos que mantienen es seguir creciendo, mientras que Nicolás aseguró que «mi objetivo como líder de este equipo es ser referentes institucionales de gestión y control. De tal manera que cuando cualquier funcionario en el hospital busque cómo hacer las cosas, piense en nosotros y nos consulte».